Sikkerhet og personvern

Databasen, innloggingen og filene ligger hos én leverandør, som krypterer dem der de lagres. All trafikk mellom deg og Kuron, og mellom serverne og databasen, går kryptert. Filene ligger lukket, og bare den som har tilgang, får hentet dem.

Personopplysningene behandles etter personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven. De brukes ikke til reklame, og vi selger dem ikke. Leverandørene som lagrer opplysningene, kjører nettsidene og sender e-posten for oss, behandler dem bare slik vi ber om, etter databehandleravtaler. Varsel på telefonen, som du slår på selv, går gjennom varseltjenesten til den som har laget telefonen eller nettleseren din. Den får innholdet kryptert, ser bare adressen varselet går til og når det sendes, og er ikke vår databehandler. Hvem leverandørene er, hvor de holder til, og hva hver av dem får, står i personvernerklæringen.

• Alle med konto logger inn med e-post og passord. Den som har glemt passordet, får en lenke på e-post.
• Lederne – forvaltere, driftsledere og eiere som har Kuron selv – må i tillegg bruke en kode fra en app på telefonen (tofaktor).
• Alle andre med konto kan slå på tofaktor selv, under Innstillinger. Da slipper ingen inn på kontoen med passordet alene.
• Lederne må logge inn igjen etter 12 timer uten bruk, alle andre etter 30 dager.
• Passordene lagres ikke som tekst, men som en enveis kode (hash) hos leverandøren, så ingen kan lese dem – heller ikke vi.
• Beboere som bare melder fra med QR-koden, trenger ingen konto.
• Et firma som får en jobb, får en lenke til akkurat den jobben, og lenken går ut.

Tilgangen styres i selve databasen, ikke bare i appen. Hver person får bare det som hører til byggene og rollen de har – også om noen skulle prøve å gå rundt appen.

Kuron-teamet ser kontoene hos kundene – navn, rolle, firma, hvilke bygg de har tilgang til og når de sist logget inn – men e-post og telefon bare for lederne og vaktmesterne. Teamet ser også byggene, med navn, type, adresse og antall enheter, og hvor mange kontoer og åpne arbeidsordrer hvert av dem har. For nye arbeidsordrer ser teamet nummeret, hva slags arbeid og bygget, men ikke titlene. Dette trengs for å drive Kuron og hjelpe kundene. E-post og telefon til styret og beboerne, og det som står om dem i byggene, ser teamet ikke, utenom når det går inn hos et firma. Det kan teamet bare når en leder eller vaktmester i firmaet har meldt en feil til oss og krysset av for at vi kan gå inn, mens meldingen er åpen og høyst sju dager etter at den ble sendt. Hver inngang stenges av seg selv etter åtte timer, og firmaets ledere ser loggen over inngangene og nedlastingene, også de ukentlige sikkerhetskopiene. En demo vi har satt opp med eksempeldata, kan teamet gå inn i uten melding, så lenge ingen i firmaet har logget inn i den.

Reglene prøves automatisk med over 900 testtilfeller hver gang de endres: at styremedlemmet ikke ser mer enn styrelederen har krysset av for, at vaktmesteren ikke ser kontaktlista, og at ingen ser et annet bygg.

Hva hver rolle ser, står under Hvem ser hva.

Dokumenter og bilder lagres lukket. De hentes gjennom Kuron, som sjekker at du har tilgang hver gang. Bare den som har tilgang, får en lenke til fila, og den virker bare en kort stund – en halvtime i appen.

• Trafikken mellom deg og Kuron går kryptert (HTTPS), og det samme gjør trafikken mellom serverne, databasen og e-posttjenesten.
• Databasen, filene og den daglige sikkerhetskopien lagres kryptert hos leverandøren. Den ukentlige kopien ligger hos oss, på en maskin med kryptert disk (se under).
• E-post går videre fra e-posttjenesten til mottakerens e-post, og er da kryptert når mottakeren støtter det.

• Hvert døgn tas en kopi av databasen, som ligger lukket hos leverandøren i 14 dager.
• Hver uke henter vi ned en kopi av hele databasen og alle filene, med opplysningene om alle kundene, og oppbevarer den på egen maskin, med kryptert disk og personlig innlogging. Mappa med kopiene synkroniseres ikke til skytjenester. De fem siste beholdes, og ingen blir liggende lenger enn åtte uker. Hver kopi står i loggen kundenes ledere ser, og teamet ser ikke etter opplysninger i den, med mindre det trengs for å hente tilbake data, rette en feil eller håndtere et sikkerhetsbrudd.

Opplysningene om beboerne er det borettslaget, sameiet eller eieren av bygget som har ansvaret for. Firmaet som drifter bygget, behandler dem på deres vegne, etter en databehandleravtale som godkjennes i appen. Vi leverer Kuron til firmaet, og er underleverandør etter databehandlingsbilaget i vilkårene. Bruker eieren Kuron selv, uten et firma imellom, er det vi som er databehandleren.

Det som ikke trengs lenger, slettes etter faste regler: noe når noen meldes flyttet, og noe av seg selv hvert døgn, som i oversikten. Når et kundeforhold er over, sletter vi kundens data senest 90 dager etter, med de unntakene vilkårene nevner, og bekrefter det på e-post til kunden. Hva som lagres, hvorfor og hvor lenge, står i personvernerklæringen.

Skriv til post@kuron.no.