Hva Kuron gjør

Beboeren melder fra med QR-koden i oppgangen. Vaktmesteren får jobben på telefonen og kvitterer ut når den er gjort. Styret og forvalteren ser det samme, hele veien.

Rundt det ligger resten av driften: anleggene og servicen på dem, egenkontrollen, vedlikeholdsplanen, dokumentasjonen, nøklene og beskjedene til beboerne. Alt per bygg, og alt på ett sted.

Det dere som drifter byggene, får ut av Kuron – utenom at det blir færre telefoner.

• Alle byggene i ett bilde: det som er nytt, det som haster, og fristene på tvers av byggene.
• Dagsplanen og faste oppgaver for vaktmesterne, på telefonen.
• Underleverandører får jobben med en lenke, uten konto, og kvitterer der.
• Timene føres per bygg, med timeliste til utskrift.
• Fakturagrunnlaget samler timene og tjenestene som skal faktureres hver kunde, måned for måned, til det er merket som fakturert.
• Det styret skal ha fra dere, er klart til utskrift: årsrapporten, vedlikeholdsplanen, egenkontrollen og HMS-gjennomgangen.

Alt som skal gjøres i bygget, er en arbeidsordre. Den har nummer, hva det gjelder, hvor i bygget, hvor mye det haster og når det skal være gjort.

• Beboerne melder fra med QR-koden i oppgangen eller på døra, uten konto og uten app. De kan legge ved bilde.
• Hver QR-kode sender innmeldingen dit dere bestemmer: til vaktmesteren, styret eller forvalteren.
• Ordren tildeles vaktmesteren eller et firma. Firmaet får en lenke og trenger ingen konto.
• Status følger ordren: Ny, Tildelt, Pågår, Venter og Utført. Meldinger og bilder står på ordren.
• Vaktmesteren kvitterer ut på telefonen, med bilde av det som er gjort.
• Styrelederen eller eieren godkjenner arbeidsordrene i sitt bygg, og ser hva som venter på dem.
• Dagsplanen viser uka for vaktmesteren. Faste oppgaver, som å sette ut dunkene, kommer igjen av seg selv.
• Varsel på telefonen når noe haster: akutte ordrer, alarmer og det som blir satt på deg.

For hvert anlegg velger dere om det skal ha egenkontroll, hvor ofte, og hva som skal sjekkes.

• Sjekklista kan ha punkter som er OK eller feil, og målinger, som trykket på sprinkleranlegget.
• Vaktmesteren fører kontrollen på telefonen. Er det ikke dekning i kjelleren, lagres den og sendes når nettet er tilbake.
• Et punkt med feil blir et avvik, og et avvik kan bli en arbeidsordre med ett trykk.
• Dashbordet viser det som skulle vært kontrollert.
• Loggen for hvert år kan skrives ut, til brannvesenet eller forsikringen.

• Et register over anleggene i bygget: heis, brannalarm, sprinkler, ventilasjon, nødlys, SD-anlegg og det dere legger til selv.
• Fabrikat, plassering, serviceintervall og firmaet som har servicen.
• Fristen for neste service regnes ut. Periodisk vedlikehold viser hva som forfaller, på tvers av byggene.
• Servicen føres med dato, rapport og faktura.
• Serviceavtalene står ved anleggene de gjelder.

• Befaringen har en sjekkliste laget av anleggene, servicen, avvikene og de åpne arbeidsordrene. Hvert punkt får en tilstandsgrad fra TG 0 til TG 3, og bilder.
• Kuron foreslår tiltak ut fra funnene og levetiden til anleggene.
• Tiltakene blir en vedlikeholdsplan for de neste ti årene, med år og kostnad.
• Planen skrives ut og legges fram for styret. Når tiden er inne, blir tiltaket en arbeidsordre.

• Dokumentene til bygget, i mapper: avtaler, tegninger og FDV, el-kontroll, brann, regnskap og resten.
• En liste over dokumentene et bygg av hver type bør ha, og hva som mangler. Ved hvert dokument står det hva kravet bygger på: lov eller forskrift, som plan- og bygningsloven og internkontrollforskriften, forsikringen eller vanlig praksis. Listen er en oversikt, ikke juridisk rådgivning.
• Dokumenter som går ut, som el-kontrollen, kommer opp i fristene før det skjer.
• Loggene fra egenkontrollen ligger sammen med resten.

• Gjennomgangen av internkontrollen, med sjekkliste. Forskriften krever den jevnlig; én gang i året er det vanlige.
• Styrelederen signerer i appen, og gjennomgangen kan skrives ut.
• Databehandleravtalen godkjennes også i appen.

• Hvilke nøkler, brikker og fjernkontroller som finnes, og hvem som har dem.
• Utlevering med kvittering. Skriv navnet eller enheten, så kommer forslagene opp.
• Det som er meldt tapt, står øverst til det er funnet eller kassert.
• Når noen flytter, viser Personer i bygget hva som skal leveres tilbake.

• Enhetene i bygget: leiligheter, næringslokaler, garasjer og boder. Et kollektiv deles i rom.
• Personer i bygget: hvem som bor og leier hvor, og hvordan de nås.
• Hver person har en rolle i hvert bygg, og rollen bestemmer hva de ser. Se Hvem ser hva.

• En beskjed til alle i bygget, som «vannet stenges tirsdag 9–12».
• Den står på startsida og meldesida så lenge den gjelder, og går på e-post og som varsel.

• Avtalene bygget har, med pris, fornyelse og oppsigelsestid.
• Reklamasjoner på nybygg, med fristen for å reklamere.
• Alle fristene samlet på dashbordet: service, egenkontroll, avtaler som går ut, dokumenter og reklamasjoner.

Til årsmøtet: hva som ble meldt og gjort i bygget, avvikene, egenkontrollene og servicen på anleggene, for ett år av gangen. Klar til utskrift.

• Alarmene fra det sentrale driftsanlegget (SD) kommer inn på e-post og blir saker i Kuron.
• Hver alarm forklares, med hva som bør sjekkes først, og kan bli en arbeidsordre.
• Slutter anlegget å sende livstegn, sier Kuron fra.

• Kuron legges på hjemskjermen som en app, uten App Store eller Google Play.
• Søk på tvers av bygg, ordrer, personer, anlegg og dokumenter.

Hver person har en rolle i hvert bygg, og rollen bestemmer hva de ser. Velg en rolle, så ser du hva den får se – og hva den ikke får se.

• Forvalteren ser alle byggene sine, og alt i dem.
• Vaktmesteren ser byggene han jobber i: arbeidsordrer, egenkontroll, anlegg og nøkler. Ikke kontaktlista over beboerne.
• Styrelederen og eieren ser alt i sitt bygg, godkjenner ordrer og velger hva styremedlemmene ser.
• Beboere og leietakere melder fra, og ser sine egne meldinger, beskjedene og hvem de skal kontakte.
• Et firma ser bare jobben det har fått, gjennom lenken.

Hvordan tilgangen holdes, står under Sikkerhet.